Seja qual for o ramo com o qual você atua, a agenda é uma das principais ferramentas de trabalho e deve estar sempre atualizada para evitar qualquer problema. É muito comum que no ramo odontológico haja a necessidade de adequar diversos atendimentos e com graus de gravidade e exigência de tempo em uma semana.

Do mesmo modo, pode surgir emergências, faltas e até mesmo ter semanas em que quase não há atendimentos a serem feitos. Por esse motivo podem surgir dois problemas que precisam ser bem geridos: agendas cheias, sem tempo para descanso e com dificuldade de encaixar pacientes por um mau gerenciamento; ou uma agenda vazia, comprometendo o sucesso do empreendimento.

Afinal, como gerir melhor o dia e até o orçamento sem uma boa previsibilidade dos atendimentos prestados? Neste artigo separamos algumas dicas de como organizar a sua agenda para evitar problemas, principalmente em datas que pode haver baixa – como no fim do ano.

Avalie a sua rotina

Antes de pensar em uma agenda que atenda o máximo de pacientes possíveis no seu dia, é importante analisar a sua rotina, o tempo gasto em atendimentos, preparação de salas e instrumentos, como e quando deve ser feita a conferência de estoque, dentre outras atividades. Do mesmo modo, é preciso averiguar suas próprias necessidades, pausas que precisam ser feitas, bem como os momentos de descanso e lazer.

Assim será possível ter um tempo bem definido para o seu próprio negócio e para seu bem-estar, garantindo a satisfação e o sucesso. Diante de toda essa análise, você precisa entender qual o tempo que você leva para atender cada paciente, mesmo que seja em procedimento simples como a avaliação para aplicação de lente nos dentes.

Isso porque você evita que os demais pacientes esperem por muito tempo, como também reduz o estresse que pode ser gerado. Do mesmo modo, evita-se um intervalo muito longo entre os pacientes, otimizando os atendimentos. Ou seja, é preciso considerar um tempo livre entre as consultas, entre 5 e 10 minutos, para higienizar o ambiente e preparar a sala para o novo atendimento. Vale destacar que existem alguns softwares que podem ajudar nesse contexto, marcando o tempo de pausa, permitindo um acesso rápido aos relatórios e informando sobre o tempo de espera.

Tenha uma agenda digital

Atualmente, com os avanços da tecnologia, adotar a agenda digital traz muitos benefícios. Principalmente porque por meio da ferramenta digital você terá um documento sem rasuras, muito mais limpo, de fácil acesso e controle e que pode conter muito mais informações dos seus pacientes.

Digamos que um paciente tem agendamento para fazer uma análise sobre um implante dental. Em caso de imprevistos e esse paciente não conseguir ir à consulta, você não necessitará rasurar agenda para adicionar outro cliente e essa tarefa poderá ser feita de maneira otimizada. Com uma simples alteração e análise de todos os clientes que tem na sua clínica, você consegue agendar o próximo atendimento para esse horário que estará disponível.

Mantenha contato com os seus pacientes

Atualmente, existem sistemas que além de trabalhar com agenda podem encaminhar lembretes aos seus pacientes para evitar atrasos, com funções para horários ou faltas repentinas. Esse contato do consultório com o paciente auxilia em diversos aspectos, desde o engajamento com a marca até um controle mais acertado dos horários. Essa ferramenta envia uma mensagem personalizada que confirma horário, data e local do atendimento, ajudando a organizar a agenda da clínica e aumentar o giro do consultório, levando em consideração que os atrasos são reduzidos consideravelmente.

Atualmente, existem sistemas que além de trabalhar com agenda podem encaminhar lembretes aos seus pacientes para evitar atrasos, com funções para horários ou faltas repentinas. Esse contato do consultório com o paciente auxilia em diversos aspectos, desde o engajamento com a marca até um controle mais acertado dos horários. Essa ferramenta envia uma mensagem personalizada que confirma horário, data e local do atendimento, ajudando a organizar a agenda da clínica e aumentar o giro do consultório, levando em consideração que os atrasos são reduzidos consideravelmente.

Não se esqueça que toda a clínica precisa ter uma flexibilidade, afinal de contas alguns imprevistos podem acontecer. Em casos em que um paciente não puder ir a uma consulta, realizar um agendamento de qual será a próxima data em que ele pode comparecer evita problemas futuros, tanto em relação ao atendimento na clínica quanto para a manutenção correta no tratamento do paciente.

Isso é ainda mais necessário em procedimentos mais específicos, que levam mais tempo para serem realizados. Por exemplo, a aplicação de uma lente de contato dental pode levar até 3h. Assim, o paciente faltando nesta consulta, você terá espaço para atender até três manutenções de aparelho ortodôntico.  Por isso apostar em aplicativos que encaminhou mensagem e principalmente manter contato com seus pacientes pode auxiliar e fortalecer o seu número de atendimentos.

Disponibilize atendimento on-line

Não necessariamente a sua agenda deve ser acessada apenas pelos funcionários. Isso porque você pode disponibilizar para que os pacientes solicitem o atendimento em datas específicas, com um modelo simplificado – considerado o horário de atendimento e dias em que não trabalhará – como feriados.

Isso pode ocorrer por meio de mensagens, ou até mesmo com envio de uma solicitação em um software da própria clínica, que ao ser aprovada, encaminha uma notificação ao e-mail do paciente. É claro que aprovação/efetivação do agendamento é realizada pelos funcionários da clínica, que ao perceberem que há a disponibilidade da data solicitada, validam o atendimento na data escolhida.

Consulte sua agenda com frequência.

Mesmo que você não esteja em seu consultório tendo acesso a sua agenda Digital, é possível consultá-la e ver as datas que você tem disponível. Assim, caso surjam emergências ou desmarcações, conversando com o seus assistentes ou recepcionistas, é possível verificar os pacientes que necessitam de um atendimento, realizando encaixes e ajustes. Alguns pacientes podem não se sentir confortáveis em agendar a própria consulta ou em solicitar uma data para atendimento. Por isso é extremamente importante que a frequência de visitas de cada um deles seja avaliada.

Ao final do ano, com a chegada das festas, é comum que as agendas fiquem mais livres, mas que surjam algumas consultas de emergência e imprevistos. Assim, é importante ter esse controle bem definido no decorrer do ano para facilitar a organização e otimização da agenda nesse período, bem como caso queira parar o atendimento durante o período. Para isso, é preciso considerar as suas necessidades, de sua equipe e de seus pacientes, ajustando os atendimentos e horários, informando-os também caso a clínica for fechar nesse período e como entrar em contato em casos de emergência.

Imagina como é constrangedor para o seu paciente, agendar uma avaliação sobre o procedimento de clareamento dental com moldeira e acabar não sendo atendido por um problema na gestão? Por isso é importante estar atento às datas disponíveis da clínica e as informações que estão sendo transmitidas aos pacientes. Colocando essas dicas em prática e trabalhando diariamente em conjunto com a sua equipe, ficará muito mais fácil evitar problemas de organização durante todo o ano da sua clínica, principalmente em datas importantes como o final do ano.

Não se esqueça que para todo negócio dar certo uma boa organização e planejamento são fundamentais para evitar despesas.

Conteúdo produzido por Dayane Goes, redatora da rede Vue Odonto.